Gérer son temps efficacement

Jun 29 / David Chazelle
Gérer son temps est un art et quelques règles s’imposent.

Au travers de deux articles dédiés à ces questions, nous vous livrons quelques principes fondamentaux à retenir pour gérer son temps et devenir plus efficace dans votre vie personnelle ou professionnelle.

Suite et fin d'un article en deux parties (lire la première partie ici)

La loi de Laborit : faites le plus difficile en premier

Nous avons une forte tendance à privilégier les actions qui nous procurent les satisfactions les plus immédiates. A contrario, nous repoussons les tâches rébarbatives, ingrates, pénibles ou source de stress.
Il en résulte un report des délais, un travail expédié à la dernière minute, un travail qui peut être bâclé. La conséquence est également une perte de temps : il est plus simple d’essayer de résoudre un petit souci d’un collègue plutôt que de faire son compte-rendu de réunion

Henri Laborit, chirurgien et neurobiologiste s’est particulièrement intéressé aux rythmes biologiques de l’homme. Il a notamment montré que l’homme était doté d’un « programme biologique de survie » qui lui fait fuir le stress et rechercher en priorité le plaisir.

Comment appliquer cette règle au travail :
  • Commencez la journée par le plus difficile ou les actions les plus compliquées.
  • Sortez du présupposé consistant à penser que l'efficacité se traduit pas des actions immédiates ou rapides.
  • Organisez vos journées et fixez vous des priorités. Pour fixer ses priorités on peut notamment utiliser la matrice gains-efforts.
  • Planifiez les actions en fonction de leur difficulté et non plus en fonction de son goût ou de leur importance présumée.
  • Pensez à vous récompenser lorsque l’action est terminée.
  • Transformez l’action difficile en anti-stress : la satisfaction de terminer enfin un travail qui nous pèse depuis longtemps est source de soulagement et de libération de l’esprit.
Systématiser cette méthode rend dans le temps beaucoup plus efficace en instaurant une sorte de réflexe.

La loi d’Illich : accordez-vous des pauses

Au-delà d’une certaine durée, on devient moins productif voire contre-productif. Illich affirme que dès qu’une formule qui marche est appliquée, elle finit par être contre-productive, au-delà d’un certain seuil.
Ivan Illich était un penseur autrichien, figure de la contestation du capitalisme. Il avait décrit les effets pervers du progrès technique et avait énoncé la loi des rendements décroissants au travail.

Comment appliquer cette règle au travail :
  • Accordez-vous des pauses : la moyenne de concentration optimale est de 45 minutes (et ça, c’était avant de recevoir des notifications toutes les 30 secondes sur son smartphone).
  • Sortez pour déjeuner : travailler alors qu’on devrait se reposer ou se restaurer donne l’illusion d’être efficace mais c’est le contraire qui se passe.
  • Faites des réunions qui ne durent jamais plus d’une heure voire moins.
  • Profitez des pauses pour créer du lien social, du relationnel, et pour échanger des informations.

Se former est plus que jamais nécessaire

La loi de Pareto : focalisez-vous sur l’essentiel

Il s’agit de la fameuse loi des 80/20 appliquée au travail : 20% du travail effectué produirait 80% des résultats. Ainsi, il est nécessaire de réserver son énergie aux tâches essentielles et éviter de se disperser dans l’accessoire. Vilfredo Pareto était un économiste et sociologue italien. Il avait formulé un constat : 20% de la population concentre 80% des revenus. Ce concept a été repris par l’ingénieur Joseph Juran.

Comment appliquer cette règle au travail :
  • Hiérarchisez vos priorités en dissociant notamment l’urgent de l’important. On peut utiliser pour ce faire la matrice d’Eisenhower.
  • Apprenez à dire "non" : Si c’est votre supérieur qui vous sollicite, motivez votre refus tout en lui proposant une solution.
  • Apprenez à déléguer.

En guise de synthèse des deux articles

L’ensemble de ces lois est un bon moyen de s’interroger sur l’organisation de son temps afin de l’optimiser. Elles permettent de faciliter l’aménagement des ses journées au niveau personnel et professionnel.

Si elles peuvent orienter nos actions pour plus d’efficacité, il sera nécessaire pour aller plus loin, de s’interroger sur ce qui est important pour soi pour donner du sens à sa vie ou à son travail.
En sachant ce qui est important pour vous, vous pouvez fixer vos objectifs prioritaires jouant le rôle d'une boussole indiquant vers quelles actions vous devez consacrer votre temps.

Les fondements de la gestion du temps vont donc bien plus loin et reposent sur la définition de vos objectifs, de votre manière de les prioriser et de votre capacité à distinguer l’urgent de l’important.
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À propos de l'auteur

David Chazelle
Révéler les potentiels et les capacités de chacun est une ambition qui anime mon quotidien.
C’est dans cet esprit que j’ai fondé HYSPSOZEN avec une double mission :
  • Accompagner les  personnes à atteindre leur objectif dans le cadre d’une relation d’aide en utilisant l’hypnose, la sophrologie et la PNL.
  • Transmettre mes connaissances par le biais de formations en compétences douces.