5 astuces pour élaborer un planning efficace

Pourquoi est-ce important de clarifier vos objectifs ?

Clarifier vos objectifs est essentiel pour élaborer un planning efficace, pour plusieurs raisons.

1- Établir un plan d’action clair

J’y reviendrai dans la suite de cet article.

2- Avoir une direction au quotidien
Clarifier vos objectifs vous donne une direction au quotidien et vous évite de vous laisser porter par le courant, ce qui n'est pas la meilleure façon d’élaborer un planning efficace.

3- Mesurer vos progrès

Si votre objectif est bien défini de manière quantifiable, vous pourrez mesurer régulièrement vos progrès et ajuster vos actions en fonction de l’écart entre l’objectif et le résultat, et cela un peu chaque jour.

4- Gagner en énergie

En sachant clairement ce que vous voulez, vous gagnez en énergie. Se lever tous les matins avec l'énergie pour avancer est souvent plus important que d'atteindre l'objectif en lui-même.

5- Définir vos priorités

Nous passons beaucoup (trop) de temps à devoir choisir. Quand vous connaissez votre objectif, vous pouvez choisir rapidement et rester concentré comme un faisceau laser, économisant du temps et de l'énergie.

Comment clarifier vos objectifs à court et moyen terme ?

1- Demandez-vous ce qui est important pour vous

Pour déterminer vos objectifs, commencez par vous demander ce qui est important pour vous. Si vous ne clarifiez pas ce qui est important pour vous, d'autres le feront à votre place.

2- Alignez vos objectifs avec vos valeurs et vos besoins 

L'alignement de vos objectifs avec vos valeurs et vos besoins est essentiel pour ensuite élaborer un planning efficace qui vous donne de l’énergie. Vous serez plus motivé pour travailler sur votre projet et vous aurez plus de chances de le mener à bien.

3- Définissez vos objectifs à 6 mois

La première étape pour une planification quotidienne réussie est de définir clairement vos objectifs à moyen terme (6 mois). Gardez toujours ces objectifs en tête car ils guideront chacune de vos actions.

4- Définissez vos priorités hebdomadaires

Définissez un début de semaine qui vous va bien. Cela peut être le Samedi, le Dimanche, le Lundi ou autre.

Avant d’entrer dans la mêlée de la semaine, arrêtez-vous un instant et demandez-vous : « Quelles actions me rapprocheront le plus de mon objectif à 6 mois ? ».

“Ça ne sert à rien que je planifie, dans tous les cas je sais que je ne serai pas capable de respecter mon planning”.

Vous vous reconnaissez peut-être dans cette citation ?

Sachez que la clé d'une planification stratégique réussie est avant tout le réalisme.

Dans notre quête incessante de productivité, il est facile de tomber dans le piège de surcharger notre agenda, en y inscrivant chaque tâche, chaque idée, chaque intention. Mais il est important de comprendre que chaque entrée dans cet agenda n'est pas simplement une tâche, c'est un engagement envers nous-mêmes. Surcharger cet engagement est l'une des voies les plus rapides vers la déception et la frustration.

L'importance de l'espace dans l'agenda

Comme dans une pièce bien conçue où chaque meuble a sa place et où l'espace est utilisé de manière optimale, votre planning doit également avoir des espaces "vides".

Ces espaces ne sont pas réellement vides, ils sont réservés pour les imprévus. Car, soyons réalistes, la vie est remplie d'imprévus. Que ce soit un appel inattendu, une tâche qui prend plus de temps que prévu ou une urgence soudaine, ces imprévus peuvent facilement perturber un agenda surchargé.

La frustration de ne pas respecter son planning

Un agenda trop rempli est souvent synonyme de non-respect de ses engagements. La frustration qui en résulte peut être démotivante. En effet, non seulement nous n'atteignons pas nos objectifs, mais cette accumulation de tâches non réalisées peut affecter notre estime de nous-mêmes et notre motivation à long terme.

Le diagnostic de votre agenda
Mon conseil est de prendre un moment pour vous, loin des distractions, et d'examiner minutieusement votre agenda. 

Posez-vous ces questions :

●       Suis-je réaliste quant à la durée allouée à chaque tâche ?

●       Ai-je prévu des moments de repos et de relaxation ?

●       Y a-t-il de l'espace pour l'imprévu ? Si non, où puis-je en créer ?

Exemple personnel :

Mon agenda de la semaine prochaine se compose de vols les mardi, mercredi, et jeudi. Le vendredi est réservé à des rendez-vous professionnels. Malgré mon emploi du temps chargé, je me réserve des créneaux de 45 minutes pour le sport chaque soir.

J’intègre à cet agenda 3 créneaux d’une heure pour avancer sur mes projets parallèles en mode “deep work” et sans AUCUNE distraction. Et c’est tout ! 3h par semaine bien utilisées peuvent faire une énorme différence sur le long terme !

“Je n’aime pas planifier mes journées car j’ai peur de me sentir contraint, d’être mis dans une boîte, de ne plus exprimer ma créativité”.

Vous vous reconnaissez peut-être dans cette citation ?

Planifier ne signifie pas s'enfermer ! Apprenez à vous écouter et à ajuster votre planning si besoin.

Certains jours, vous ressentirez une inspiration débordante : saisissez-là ! Ces moments de créativité sont précieux et peuvent vous permettre de réaliser certaines tâches bien plus rapidement.

Exemple personnel :

Parfois, j’ai un moment d’inspiration pour faire une autre tâche que celle qui est en cours.

Dernièrement j’étais en train de rédiger mes 5 articles pour le mois à venir, et puis j’ai eu l’inspiration de tourner une vidéo. J’ai suivi cette intuition, j’ai sorti mon trépied, filmé d’une traite, monté rapidement, et en deux heures le tour était joué.

Bien sûr, j’ai pris un peu de retard sur la tâche en cours mais j’ai réalisé cette vidéo en deux ou trois fois moins de temps que si je n’avais pas eu cette inspiration.

Parce que les moments de créativité, de flow, sont éphémères et qu’il faut savoir les saisir dès qu’ils se présentent.

Éviter les deux extrêmes :

Vouloir tout contrôler et planifier sans écouter sa créativité, ou vouloir se laisser guider constamment par son instinct et ses humeurs du moment.

Les deux schémas ne vous mèneront nulle part. La clé est de trouver l'équilibre qui VOUS convient.

Même si vous vous sentez plus créatif, apprenez à faire un planning et à déroger de ce planning là, parfois, pour ne pas vous sentir enfermé.

Il y a des moments pour écouter notre imagination, notre créativité, d’autres pour affiner nos objectifs, redéfinir nos priorités, ou encore profiter de l’instant présent.

La précision est votre alliée.
Lorsque vous définissez des objectifs, le flou et l'imprécision peuvent facilement dérouter votre parcours et diminuer vos chances de succès. C'est là qu'intervient la précision, ce guide infaillible qui transforme vos ambitions en réalisations tangibles.

Ces actions doivent être si claires que, en fin de semaine, vous pouvez sans ambiguïté déterminer si l’objectif a été atteint. Au lieu de vagues idées ou aspirations, notez des actions précises, quantifiables et vérifiables :

• Actions précises : Lorsque vous élaborez un plan ou fixez un objectif, il est impératif d'éviter les généralités. Au lieu de dire "Je veux faire plus d'exercice", précisez-le en disant "Je veux courir 5 kilomètres, trois fois par semaine". Cette précision donne non seulement un sens clair à vos intentions, mais elle vous fournit également un itinéraire clair pour y parvenir.
  
  
•  Quantifiable : Pour savoir où vous en êtes dans la réalisation de vos objectifs, il est essentiel que ces derniers soient mesurables. Par exemple, si votre objectif est de lire davantage, déterminez un nombre spécifique de livres ou de pages à lire chaque mois. Ainsi, à la fin du mois, vous pouvez clairement évaluer votre progression.
  
  
•  Vérifiable : Les objectifs vérifiables sont ceux qui peuvent être clairement évalués pour déterminer leur achèvement. Si votre objectif est d'économiser de l'argent, définissez un montant précis. À la fin de la semaine ou du mois, vous pourrez vérifier votre solde bancaire et savoir sans ambiguïté si vous avez atteint votre cible.

Il est courant de s'éparpiller face à une myriade de tâches. Cependant, dans le bruit de cette avalanche d'actions, il y a souvent une tâche qui se distingue par son impact, son importance et sa pertinence.

Cette action, cette tâche spécifique, devient la pierre angulaire de votre semaine. C'est elle qui, une fois accomplie, donne le sentiment d'avoir réalisé quelque chose de significatif.

Pour réussir sans être prisonnier de son agenda, il est essentiel de déterminer quelle est cette tâche et de lui accorder la priorité qu'elle mérite.

Bien sûr, la clé est de rendre cette tâche réalisable. L’idée n’est pas de vous surcharger, mais d’identifier ce qui compte le plus pour vous.

Questions à vous poser :

• Quelle est l'action qui, une fois terminée, me procurera le sentiment d'avoir avancé de manière significative vers mon objectif mensuel ?
• Si je devais n'accomplir qu'une seule chose cette semaine pour me sentir satisfait, laquelle serait-elle ?
• Si je sens qu'elle est trop ambitieuse, comment pourrais-je la diviser ou l'ajuster pour qu'elle reste une priorité, tout en étant atteignable ?
• Quels critères précis puis-je mettre en place pour mesurer objectivement l'achèvement de cette tâche essentielle ?