Le retour d'expérience

Le REX est une démarche réflexive menée sur et dans le cadre d’un projet. Il permet d’en tirer des leçons, positives ou négatives, et vise la capitalisation des connaissances.

En clair, l’objectif des REX est d’éviter à l’organisation de répéter les mêmes erreurs, cette pratique concourt ainsi directement à développer le principe d’ « entreprise apprenante ».

• Bienveillance et volonté de s’améliorer ; les contributeurs doivent pouvoir s’exprimer librement, le finger pointing (recherche de coupables) est proscrit ;
• Objectivité : basé sur des faits, avec des données mesurables ;
• Actionnabilité : les recommandations doivent être exploitables pour les projets futurs ;
• Transparence : les succès comme les échecs doivent être analysés sans biais ;
• Accessibilité : le rapport doit être compréhensible pour tous les niveaux de l’organisation ;

• Des difficultés inattendues ;
• Des éléments ayant conduit à sous-estimer un risque ou la charge associée à une tâche ou un ensemble de tâches donné ;
• Une solution de contournement identifiée pour faire face à un problème inattendu ;
• Des orientations techniques prises pour garder une bonne adhérence aux objectifs du projet mais pouvant avoir pour conséquences une dette technique ;
• Etc.     

Un REX projet pourra respecter le standard suivant :

1. Introduction et Objectifs

• Présentation des participants et du contexte du projet.
• Rappel des objectifs de la réunion et des attentes en termes de retours d’expérience.
  
  

2. Résultats du projet

• Présentation des résultats obtenus vs attendus, analyse des écarts.
• Retour des parties prenantes (clients, sponsors, etc.).
  
  

3. Identification des réussites

• Tour de table sur les éléments qui ont bien fonctionné.
• Identification des meilleures pratiques à reproduire.
  
  

4. Analyse des difficultés

• Discussions sur les principales difficultés rencontrées.
• Identification et analyse des causes profondes et des conséquences sur le projet.
  
  

5. Gestion des risques et solutions

• Comparaison des risques anticipés et réels, évaluation des réponses apportées.
  
  

6. Leçons apprises et recommandations

• Ce qu'il aurait fallu faire différemment.
• Recommandations pour les futurs projets.
  
  

7. Bilan des compétences et outils

• Compétences acquises et analyse de la pertinence des outils utilisés.
  
  

8. Plan de suivi et capitalisation

• Mise à jour des documents de capitalisation, diffusion des leçons apprises.
• Plan d’action éventuelles associé aux améliorations identifiées
  
  

9. Conclusion et clôture

• Résumé des discussions et engagement des participants à appliquer les leçons apprises.
  
  

Ce standard pourra évidemment être adapté, au fil de l’eau, en fonction des besoins de l’organisation. 

Il fait potentiellement partie d’un Kit Projet mis à disposition de l’organisation par le PMO (si existant) ou la Direction projets.

Dans le cadre d’un projet Lean Six Sigma DMAIC (Définir/Define, Mesurer/Measure, Analyser/Analyze, Améliorer/Improve, Maitriser/Control), le REX interviendra, a minima, en fin de phase C.

Il est cependant tout à fait envisageable de réaliser un REX intermédiaire à chaque fin de phase, dans le cadre des passages de jalons.

Le standard proposé peut tout à fait être utilisé. Les questions posées seront naturellement subordonnées aux actions de la phase fraichement écoulée.

En pratique, REX et Bilan sont généralement confondus et considérés comme deux notions interchangeables.

Il existe néanmoins des différences formelles entre les deux notions qu’il convient d’expliciter et de garder en tête.

Sans en établir la liste exhaustive notons notamment :

REX (Retour d'Expérience) : le REX se concentre sur l'apprentissage et les leçons tirées de l'exécution du projet. L'idée est d'identifier ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré pour les projets futurs. Il est généralement orienté vers le futur, en vue d'améliorer les pratiques.

Bilan projet : le bilan projet, quant à lui, est un rapport plus formel et plus complet qui résume l'ensemble du projet. Il permet de faire un état des lieux des résultats atteints, des coûts, des délais et des écarts éventuels par rapport aux prévisions. Le bilan sert de document de référence pour évaluer la performance globale du projet en comparaison avec les objectifs initiaux.

• Points positifs et négatifs ;
• Leçons apprises, erreurs à éviter ;
• Suggestions d’améliorations pour l’avenir ;
• Retours des membres de l’équipe et des parties prenantes ;
• Analyses qualitatives sur les processus et méthodes utilisés.

• Récapitulatif des objectifs du projet ;
• Comparaison entre les résultats obtenus et les objectifs fixés ;
• Analyse des écarts (coûts, délais, qualité) ;
• Réalisation des livrables et des jalons du projet ;
• Analyse financière (budget initial vs final) ;
• Evaluation des risques identifiés et des risques survenus.