Cinq grandes étapes sont généralement nécessaires à la construction d'un diagramme de Gantt :
1. La première étape consiste à border le périmètre du projet
Avant de se lancer dans les premiers travaux de planification, le chef de projet devra avoir une
vision la plus précise possible de la
problématique et des enjeux associés au projet qui lui est confié. Ceux-ci détermineront les moyens engagés pour satisfaire les objectifs.
2. La seconde étape consiste à dresser la liste des tâches à accomplir et fixer les principaux jalons
Le projet va devoir être
découpé en plusieurs tâches. Le niveau de finesse dépendra, notamment, de la nature de la démarche. Dans l’hypothèse où la
solution à mettre en œuvre est connue, le recensement des tâches sera exhaustif et leur découpage assuré très finement. Dans le cas contraire, le découpage sera à ce stade
assuré de façon macroscopique. Le planning pourra être affiné dès lors que les solutions auront été identifiées.
Une fois les tâches identifiées, il convient ensuite :
- De déterminer les principaux jalons associés à la réalisation de ces tâches. Les jalons (appelé aussi "Milestone" ou encore "événement") incarnent les étapes clés du projet. Ils constituent généralement des points de passage permettant de valider l’avancement des travaux et la qualité des livrables produits. Un jalon peut par exemple être matérialisé par un Comité de Pilotage (COPIL).
- De positionner toutes les activités dont on sait à l’avance qu’elles seront requises (points équipes, points Sponsor, etc).
3. La troisième étape consiste à estimer la durée nécessaire à la réalisation de chacune des tâches
L’estimation de la durée nécessaire à la réalisation d’une tâche est généralement ardue. Plusieurs méthodes peuvent être mobilisées :
Le
recours à un expert : on parle alors d'estimation "à dire d'expert". Peut être adapté aux tâches impliquant un niveau de technicité élevé.
Le
consensus d’équipe : la détermination de la durée d'une tâche peut résulter d'un simple échange au sein de l'équipe projet. La mémoire et l'expérience des membres de l'équipe peuvent parfois s'avérer suffisantes.
L’
exploitation de données historiques : une démarche projet donne généralement lieu à la mise à disposition d’un document de capitalisation recensant les principaux éléments associés à la démarche conduite. Dans ce cas, la consultation de la documentation projet peut permettre d'identifier le temps alloué à une tâche analogue par le passé.
L’
équation PERT. Pour ce faire il conviendra d'identifier en équipe :
- Une durée optimiste : il s'agit de déterminer le temps nécessaire à la réalisation de la tâche si "tout va bien"
- Une durée pessimiste : il s'agit de déterminer le temps nécessaire à la réalisation de la tâche si "tout va mal"
- Une durée probable : qui résulte d'une estimation raisonnable des membres de l'équipe souvent basée sur la situation généralement rencontrée.
Puis, d'appliquer l’équation suivante : Durée de la tâche = (durée optimiste + durée pessimiste + 4 x durée probable)/6.
En fonction du projet conduit, l’unité de mesure retenue pour estimer la durée nécessaire à la réalisation d’une tâche pourra être exprimée en heures, jours, semaines, etc. Il conviendra de
conserver la même unité pour l’ensemble du diagramme de Gantt. Une fois la durée estimée, le début et la fin estimée de chaque tâche pourra être défini.
4. La quatrième étape consiste à identifier les dépendances entre les tâches
Les tâches constituant le projet sont tantôt
connectées, ou
dépendantes, tantôt
indépendantes. Lorsqu'elle sont
dépendantes, elles doivent être réalisées dans un ordre précis ; la réalisation de l'une conditionnant en partie, voire totalement, celle de l'autre. Ainsi une action de communication, par exemple, va nécessiter un certain nombre d'actions préalables (identification des personnes ciblées, détermination des messages, du moment choisi, du canal privilégié, etc).
Lorsqu'elles sont
indépendantes, les tâches
peuvent être réalisées en parallèle, on dit alors qu’elles peuvent être superposées.
On distingue généralement 4 types de dépendance entre tâches :
- Fin à fin : les deux tâches doivent se finir en même temps.
- Fin à début : une tâche ne peut débuter que quand la précédente est terminée.
- Début à fin : une tâche ne peut pas se terminer tant que la précédente n'a pas démarré.
- Début à début : une tâche ne peut débuter que si la précédente a commencé.
5. La cinquième et dernière étape nécessaire à la réalisation d'un diagramme de Gantt consiste à établir effectivement le planning du projet
Le chef de projet dispose à ce stade de tous les éléments nécessaires à l'établissement effectif du planning. La
date de début et
de fin de projet initialement posées pourront ainsi être affinées.
Le chef de projet veillera à
construire le planning en équipe, ainsi qu'à en
faire valider les grands axes par les
instances de pilotage du projet.
Pour réaliser un diagramme de Gantt, plusieurs outils peuvent être utilisés. Dans la plupart des cas , Microsoft Excel s’avèrera suffisant.
