Réunions efficaces : quelques clés

Si les outils digitaux peuvent s’avérer utiles pour gagner en productivité, ils permettent rarement à eux seuls de contourner les écueils produits par les mauvaises pratiques organisationnelles et managériales.

Pis, ils peuvent même au contraire contribuer à les amplifier. La facilitation des réunions à distance a ainsi tendance à multiplier le problème dans la mesure où les barrières jusqu’alors nécessaires à l’organisation d’une réunion sont en majeure partie levées (pas de déplacement, besoins logistiques réduits, etc).

Alors que faire ?

Indépendamment des moyens techniques mobilisés et du canal par lequel sont assurés les échanges, l’efficacité d'une réunion nous semble reposer sur quelques principes pratiques et organisationnels essentiels, auxquels il suffit bien souvent d’ajouter une dose de bons sens :


D’abord, une réunion efficace implique une préparation :

• Les objectifs et l’ordre du jour doivent ainsi en être clairement formulés ;
• En fonction des objectifs identifiés il s’agira de sélectionner les bons interlocuteurs, c’est-à-dire ceux disposant de la compétence technique requise permettant d’éclaircir une situation,  ou de l’autorité hiérarchique permettant d’arbitrer un point précis. En tant qu’invité à une réunion n’hésitez pas à faire préciser le contenu et les raisons pour lesquelles votre présence semble requise. Si votre présence ne vous semble pas opportune, n'hésitez pas à décliner l'invitation ou à vous faire représenter ;
• Il s’agit ensuite d’identifier le lieu et les modalités adéquats (présentiel ou distanciel) et de s'assurer que les prérequis techniques nécessaires au bon déroulement des échanges sont réunis (pour les réunions en présentiels : place suffisante, rétroprojecteur, câbles permettant de se connecter, etc. En distanciel connexion internet stable, outil de réunion compatible avec les environnements techniques et les contraintes de sécurité des participants notamment) ;
• Enfin, il est souhaitable, en tant qu’organisateur, d’envoyer l’invitation le plus tôt possible (idéalement 3 à 4 jours avant) et d’y joindre le support qui servira d’appui aux échanges. Une note à l’attention des participants les encourageant à en prendre connaissance pourra même être envisagée.

Durant la réunion l’animateur devra diriger les débats. Pour ce faire il conviendra de :

• Rappeler les objectifs de l'entrevue, de présenter rapidement l’ordre du jour, et de fixer le temps nécessaire aux échanges. C’est en effet l’un des principaux points qui fait défaut dans la plupart des réunions ; bien souvent, on ne sait pas ce qui en est précisément attendu ;
  
• Rappeler et faire valider les règles de base (prise de connaissance du support en amont, écoute, bienveillance, garantie de temps de parole pour chacun des participants, notifications de messageries coupées, etc) ;
• Distribuer les rôles : si possible l’animateur désignera, a minima, un time keeper (gardien du temps) et une personne chargée de la prise de notes (un scribe). Il est en effet souvent difficile d’animer et d’assurer concomitamment la prise de notes nécessaire à la formalisation du compte rendu des échanges. En cas d’impossibilité de bénéficier de l’appui d’un scribe, il peut être intéressant de préparer un canevas de compte-rendu pouvant être alimenté à chaud et au fil de l’eau en cours de séance. Dans une certaine mesure la formalisation et le partage du compte-rendu à chaud peut même constituer un bon moyen de s’assurer de l’alignement des participants avec les décisions et les orientations prises. Dans le cadre de réunions tournées vers la créativité, d’autres rôles peuvent être assignés ;
  
  
• Acter collectivement les décisions en les reformulant et en s’assurant que tous les participants partagent la même compréhension. Il n’est pas rare de revenir dans une réunion sur les décisions prises lors d’une précédente, faute de formalisation suffisante ;
• Répartir les actions et positionner les délais nécessaires à leur réalisation. Si possible y associer un critère d’importance et d’urgence ;
• Prendre quelques instants, enfin, pour faire un feedback collectif à propos des échanges.

Naturellement l’animateur veillera à commencer et à terminer la réunion aux heures initialement prévues.


Après la réunion, il s’agira de rendre compte. Pour ce faire l’organisateur diffusera rapidement un compte-rendu des échanges à tous les participants.
Nota : un CR (Compte Rendu) de réunion n’est pas un procès-verbal d’audition. Il ne s’agit pas de restituer au mot près ce qui a été dit, mais au contraire, de faire ressortir les principales actions identifiées et décisions prises.

Devront figurer dans le compte-rendu :

• Les participants présents et ceux excusés (cette partie est idéalement directement alimentée en séance à mesure que les participants arrivent) ;
  
• Les éléments relatifs aux décisions prises et aux actions à engager. Une échéance sera donnée à chacune des actions, en outre, systématiquement placée sous la responsabilité d’un membre clairement identifié ;
  
• Si nécessaire, une date de revoir permettant de faire de point sur les orientations prises et de suivre la réalisation des actions engagées.

Dans l’hypothèse où une autre réunion sur le même sujet s'avérait par la suite nécessaire, le compte-rendu des échanges pourrait en constituer une donnée d’entrée.

Le compte-rendu est réputé validé par les participants au-delà d'un délai raisonnable (3 à 4 jours) communiqué préalablement.