Bien comprendre ce qu’implique le cadrage d’un projet, c’est immédiatement saisir quels sont les écueils d’une absence de cadrage, ou d’un cadrage insuffisant. En voici, sans prétendre à l'exhaustivité, quelques exemples concrets :
Mauvaise caractérisation du problème à l’origine de la démarche. Qui traduit en pratique un risque fort d’élaborer des solutions inappropriées ;
Impossibilité à définir un objectif atteignable. La démarche débouche ainsi sur un résultat impossible à appréhender ;
Mauvaise définition du périmètre du projet engendrant des efforts inutiles. Il n’est pas rare en l’absence d’un cadrage méticuleux de se trouver après plusieurs semaines, voire plusieurs mois, de projet, confrontés à des désaccords sur un point devant ou non être effectivement instruit ;
Implication insuffisante de certaines ressources pourtant clés. Nous l’avons dit le cadrage d’un projet concourt à la formalisation d'un engagement réciproque entre les acteurs. Chacun est ensuite tenu de se mettre en capacité de répondre aux engagements pris. Il est alors plus difficile de se voir contester l’allocation d’une ressource, ou encore d’un budget nécessaire à l’atteinte des objectifs fixés, partagés, et validés par tous ;
Tous ces écueils ont des répercutions budgétaires directes ou indirectes pour l'organisation, certaines pouvant même s'avérer majeures.
Plusieurs outils vont permettre de réaliser un cadrage projet efficace, en voici quelques uns parmi les plus caractéristiques :
Le SIPOC : qui va permettre de brosser une
description macro du processus concerné par le projet. Le terme SIPOC renvoie à l'acronyme :
- Suppliers (fournisseurs) ;
- Inputs (entrées) ;
- Process (processus) ;
- Outputs (sorties) ;
- Customers (clients).
Le In/Out : outil visuel et simple qui va permettre de matérialiser :
- Ce qui rentre dans le champ d’application du projet (IN) ;
- Ce qui est hors du champ d’application du projet (OUT.
Le QQOQCP : outil incontournable de la qualité, le QQOQCP, permet de poser le problème, via les questions :
- Quoi : quel est le problème ? ;
- Qui : quelles sont les personnes concernées et impliquées par celui-ci ? ;
- Où : où le problème se passe-t-il ? ;
- Quand : quand, dans quelles conditions et à quelle fréquence se produit-il ? ;
- Comment : comment le problème a-t-il été découvert, sous quelle forme se matérialise-t-il ? ;
- Pourquoi : pourquoi la situation rencontrée est-elle problématique ?.
Le SMART : qui permet de définir l'objectif du projet. L’acronyme SMART renvoie à :
- Specific (spécifique);
- Measurable (mesurable) ;
- Achievable (atteignable);
- Relevant (aligné) ;
- Time Bound (borné dans le temps).
Enfin, le diagramme de Gantt : qui va permettre de formaliser un macro planning prévisionnel des travaux.