Gestion des mails, comment être efficace

Mieux gérer ses mails c’est donc gagner un temps précieux, mais comment y parvenir ?
Comme souvent, organisation et bon sens priment !

Voici nos conseils :

1. Prévoyez des plages dédiées (2 à 3 par jours) à la consultation des e-mails en vous rappelant de la Loi de Carlson qui repose sur les postulats suivants :

• Effectuer un travail en continu prend moins de temps que de la faire en plusieurs fois ;
• Un travail morcelé demande plus d’énergie et fait perdre en efficacité.

Il est ainsi opportun de supprimer les notifications qui détournent en permanence l’attention et rallongent la réalisation des actions ;

2. Traitez rapidement et immédiatement les messages demandant peu de temps. Concernant les autres, planifiez des actions à réaliser plus tard. Vous pouvez pour ce faire utiliser la matrice d’Eisenhower pour identifier le degré d’urgence et d’importance des messages et planifier les actions associées en conséquence ;

3. Archivez au fil de l’eau vos messages importants et supprimez les autres. Il est opportun de dédier un dossier aux mails non immédiatement traités et nécessitant des actions à réaliser plus tard ;

4. Limitez l’envoi des mails en vous posant systématiquement les questions suivantes :

• Ce mail nécessite-t-il une réponse ? ;
• Le mail est-il le bon canal pour répondre ? ;
• Ne vais-je pas prendre plus de temps à répondre par mail qu’à privilégier un contact téléphonique, voire une réunion rapide ?
  
  

5. Évitez les "répondre à tous" et la multiplication des destinataires en copie (les fameux "arrosages"). Pour pousser de l’information, privilégiez la mise à disposition d’un espace partagé, régulièrement alimenté, et organisé par thématiques ;

6. Résumez au travers l’objet de votre mail la nature de l’action attendue et précisez, si nécessaire, le degré d’urgence et/ou d’importance de la demande ;

7. Tâchez de limiter la taille des mails ; privilégiez un point téléphonique ou physique rapide quand le mail à rédiger apparait trop long. Si vous n’avez pas le choix, proposez-en, en préambule, un rapide résumé ;

8. Préférez aux pièces jointes l’ajout d’hyperliens pointant vers des répertoires partagés. Ceci limite le volume des e-mails en réduit donc l’impact en termes de stockage, et permet surtout un accès facilité à l’information ;

9. Au-delà de deux allers-retours par mails sur le même sujet, prenez votre téléphone ou programmez une réunion courte ;

10. Proscrivez le mail comme moyen de débattre ou d’étaler des désaccords ; privilégiez les réunions physiques ou distancielles pour ce faire ;

11. En cas d’absence, prévoyez un message automatique et indiquez le nom de votre back-up.