Gestion des mails, comment être efficace

Jan 13 / Sébastien Lo Presti
La gestion des mails est une des activités quotidiennes au bureau les plus chronophages. Pourtant, un peu d'organisation, beaucoup de bon sens, et quelques bonnes pratiques en termes de rédaction, peuvent permettent de gagner (et de faire gagner) un temps précieux.

La gestion des mails ; une activité chronophage

La surabondance de mails est sans aucun doute, avec la "réunionite" (cette propension à multiplier les réunions inefficaces), un des principaux maux auxquels sont confrontés les organisations modernes.
Un salarié recevrait, en moyenne, un e-mail toutes les 10 minutes, soit environ 70 par jour, et en enverrait plus de 30. Ainsi un salarié passerait près de 30% de ses journées à gérer sa boîte mail.
Selon une étude réalisée par McKinsey Global Institute, cette activité lui prendrait ainsi près de 650 heures par an.
Et ceci serait d’autant plus vrai que la place occupée dans la hiérarchie de l’entreprise est importante.

Il ne s’agit pas de contester, dans l’absolu, l’intérêt du recours au mail, celui-ci peut en effet s’avérer utile et pertinent dans de nombreuses situations, mais de donner les clés pour permettre d’adopter les bons réflexes au quotidien dans le cadre de la gestion de ses mails, pour gagner (et faire gagner aux autres) un temps précieux.

Les règles d'or pour mieux gérer ses mails

Mieux gérer ses mails c’est donc gagner un temps précieux, mais comment y parvenir ?
Comme souvent, organisation et bon sens priment !

Voici nos conseils :

1. Prévoyez des plages dédiées (2 à 3 par jours) à la consultation des e-mails en vous rappelant de la Loi de Carlson qui repose sur les postulats suivants :

  • Effectuer un travail en continu prend moins de temps que de la faire en plusieurs fois ;
  • Un travail morcelé demande plus d’énergie et fait perdre en efficacité.


Il est ainsi opportun de supprimer les notifications qui détournent en permanence l’attention et rallongent la réalisation des actions ;

2. Traitez rapidement et immédiatement les messages demandant peu de temps. Concernant les autres, planifiez des actions à réaliser plus tard. Vous pouvez pour ce faire utiliser la matrice d’Eisenhower pour identifier le degré d’urgence et d’importance des messages et planifier les actions associées en conséquence ;

3. Archivez au fil de l’eau vos messages importants et supprimez les autres. Il est opportun de dédier un dossier aux mails non immédiatement traités et nécessitant des actions à réaliser plus tard ;

4. Limitez l’envoi des mails en vous posant systématiquement les questions suivantes :
  • Ce mail nécessite-t-il une réponse ? ;
  • Le mail est-il le bon canal pour répondre ? ;
  • Ne vais-je pas prendre plus de temps à répondre par mail qu’à privilégier un contact téléphonique, voire une réunion rapide ?.


5. Évitez les "répondre à tous" et la multiplication des destinataires en copie (les fameux "arrosages"). Pour pousser de l’information, privilégiez la mise à disposition d’un espace partagé, régulièrement alimenté, et organisé par thématiques ;

6. Résumez au travers l’objet de votre mail la nature de l’action attendue et précisez, si nécessaire, le degré d’urgence et/ou d’importance de la demande ;

7. Tâchez de limiter la taille des mails ; privilégiez un point téléphonique ou physique rapide quand le mail à rédiger apparait trop long. Si vous n’avez pas le choix, proposez-en, en préambule, un rapide résumé ;

8. Préférez aux pièces jointes l’ajout d’hyperliens pointant vers des répertoires partagés. Ceci limite le volume des e-mails en réduit donc l’impact en termes de stockage, et permet surtout un accès facilité à l’information ;

9. Au-delà de deux allers-retours par mails sur le même sujet, prenez votre téléphone ou programmez une réunion courte ;

10. Proscrivez le mail comme moyen de débattre ou d’étaler des désaccords ; privilégiez les réunions physiques ou distancielles pour ce faire ;

11. En cas d’absence, prévoyez un message automatique et indiquez le nom de votre back-up.

Se former est plus que jamais nécessaire

Et beaucoup de bon sens !

Comme nous l'avons dit, une gestion efficiente des mails repose sur du bons sens, voici quelques principes à garder à l'esprit :

  • Plus j’envoie de mails , plus j’en reçois ! ;
  • Le mail est un outil d’information, pas de communication ni de management ;
  • L’e-mail n’est pas fait pour se débarrasser d’une action ;
  • Ne pas confondre sa boîte de réception et sa « to-do liste » ;
  • Lorsque possible privilégier le contact humain aux mails ;
  • Restez zen : Ce n’est un problème si tout le monde n’est pas en permanence au courant de tout. Par ailleurs, tout n’est pas urgent et/ou important, et n’implique pas une réponse immédiate ;
  • Pour limiter l’impression de surabondance, désabonnez-vous de tous les fils d’actualité ou newsletters non essentiels.

Organisation et bon sens sont donc les maitres-mots, mais cela est-il suffisant ?

Organisation, bon sens ... et rédaction des mails

Au-delà des principes organisationnels et des règles de bons sens que nous avons partagés, il nous semble que le caractère chronophage du traitement des mails est aussi lié à la façon dont ceux-ci sont rédigés. Voici donc quelques bonnes pratiques à adopter dans le cadre de la rédaction de vos e-mails professionnels :

  • Rédigez des objets clairs et concis ;
  • Aérez le corps de vos messages (une ligne une idée) ;
  • Faites des phrases courtes et éviter le jargons et les acronymes ;
  • Classer les informations par ordre décroissant d'importance ;
  • Proscrivez les points d'exclamation et de suspension ;
  • Ne négligez jamais les formules de politesse en introduction et en conclusion.
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À propos de l'auteur

Sébastien Lo Presti
Passionné par les sciences sociales, la gestion de projet et le management de la qualité.

Animé par la volonté de partager et de transmettre des connaissances.

Je suis par ailleurs cofondateur de Lean en ligne, organisme de formation spécialisé en Excellence Opérationnelle.