Comment mieux gérer son temps ?

Le principal fondement de cette loi est le suivant : effectuer un travail en continu prend moins de temps que de le faire en plusieurs fois.

L’économiste suédois Sune Carlson, qui a donné son nom à une loi du temps, a étudié le travail des managers au début des années 50. Il s’est rendu compte qu’un cadre était interrompu dans son travail toutes les 20 minutes en moyenne.

La loi de Carlson s'appuie sur les principes suivants :

• Effectuer un travail en continu prend moins de temps que de la faire en plusieurs fois ;
• Un travail morcelé demande plus d’énergie et fait perdre en efficacité.

Comment appliquer cette règle au travail :

• Limitez les interruptions lorsque vous travaillez à une tâche, pour maximiser l’efficacité ;
• Éloignez les sources de distraction ;
• Coupez les notifications de votre téléphone ;
• Fermez votre boîte e-mail ;
• Fermez votre porte ;
• Regroupez les tâches de mêmes natures ;
• Organisez vos journées sur un rythme qui correspond le mieux à vos dispositions mentales selon les moments de la journée ;
• Gérez les "dévoreurs de temps".

Le principal fondement de cette loi est le suivant : un travail occupe tout le temps prévu pour sa réalisation. Tout travail tend  à se dilater pour remplir le temps disponible.

En 1955, le professeur Cyril Northcote Parkinson a tiré une théorie de son étude de l’administration britannique : tout travail au sein d’une administration augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté.

Autrement dit, ce principe, appelé loi de la dilatation, assure que même si l’on dispose de beaucoup de temps pour accomplir une tâche, on consomme la totalité de ce temps.
Si vous fixez un délai de 5 jours à un collaborateur pour réaliser un travail, il mettra 5 jours, mais si vous lui donnez un mois pour le même projet, il mettra un mois à le rendre.

Comment appliquer cette règle au travail :

• Estimez le temps requis pour accomplir une tâche de façon à établir un échéancier réaliste ;
• Fixez des délais réalistes pour être efficace ;
• Évaluez le délai en fonction des ressources disponibles ;
• Donnez des échéances courtes mais réalisables ;
• Pensez agile : des petits sprints produisent plus de résultats que de grands marathons ;
• Décomposez votre travail en plusieurs micro tâches, en attribuant à chacune sa propre deadline ;
• Fixez en réunion le qui fait quoi et pour quand.

Le principal fondement de cette loi est le suivant : si quelque chose doit mal tourner, c’est ce qui se passera. Cette loi parfois connue sous le terme plus familier de "loi de l’emmerdement maximum".

En 1949 Edward A. Murphy Jr, capitaine de l’U.S.Air Force a édicté cette loi. Alors qu’il travaillait sur un projet qui avait notamment pour but de déterminer la décélération maximum qu’un humain peut endurer, il découvrit que les tests étaient faussés, à cause de son assistant qui avait branché à l’envers des capteurs sur le cobaye.

Comment appliquer cette règle au travail :

• Surévaluez le temps que vous comptez consacrer à un projet afin de prendre en compte les imprévus ;
• Laissez une marge pour les imprévus ;
• Évitez d’enchaîner les rendez-vous sur votre agenda ;
• Prévoyez des marges de sécurité dans vos timings.

Nous avons une forte tendance à privilégier les actions qui nous procurent les satisfactions les plus immédiates. A contrario, nous repoussons les tâches rébarbatives, ingrates, pénibles ou source de stress.
Il en résulte un report des délais, un travail expédié à la dernière minute, un travail qui peut être bâclé. La conséquence est également une perte de temps : il est plus simple d’essayer de résoudre un petit souci d’un collègue plutôt que de faire son compte-rendu de réunion…

Henri Laborit, chirurgien et neurobiologiste s’est particulièrement intéressé aux rythmes biologiques de l’homme. Il a notamment montré que l’homme était doté d’un « programme biologique de survie » qui lui fait fuir le stress et rechercher en priorité le plaisir.

Comment appliquer cette règle au travail :

• Commencez la journée par le plus difficile ou les actions les plus compliquées ;
• Sortez du présupposé consistant à penser que l'efficacité se traduit pas des actions immédiates ou rapides ;
• Organisez vos journées et fixez vous des priorités. Pour fixer ses priorités on peut notamment utiliser la matrice gains-efforts.
• Planifiez les actions en fonction de leur difficulté et non plus en fonction de son goût ou de leur importance présumée ;
• Pensez à vous récompenser lorsque l’action est terminée ;
• Transformez l’action difficile en anti-stress : la satisfaction de terminer enfin un travail qui nous pèse depuis longtemps est source de soulagement et de libération de l’esprit.

Systématiser cette méthode rend dans le temps beaucoup plus efficace en instaurant une sorte de réflexe.

Au-delà d’une certaine durée, on devient moins productif voire contre-productif. Illich affirme que dès qu’une formule qui marche est appliquée, elle finit par être contre-productive, au-delà d’un certain seuil.
Ivan Illich était un penseur autrichien, figure de la contestation du capitalisme. Il avait décrit les effets pervers du progrès technique et avait énoncé la loi des rendements décroissants au travail.

Comment appliquer cette règle au travail :

• Accordez-vous des pauses : la moyenne de concentration optimale est de 45 minutes (et ça, c’était avant de recevoir des notifications toutes les 30 secondes sur son smartphone) ;
• Sortez pour déjeuner : travailler alors qu’on devrait se reposer ou se restaurer donne l’illusion d’être efficace mais c’est le contraire qui se passe ;
• Faites des réunions qui ne durent jamais plus d’une heure voire moins ;
• Profitez des pauses pour créer du lien social, du relationnel, et pour échanger des informations.

Il s’agit de la fameuse loi des 80/20 appliquée au travail : 20% du travail effectué produirait 80% des résultats. Ainsi, il est nécessaire de réserver son énergie aux tâches essentielles et éviter de se disperser dans l’accessoire. Vilfredo Pareto était un économiste et sociologue italien. Il avait formulé un constat : 20% de la population concentre 80% des revenus. Ce concept a été repris par l’ingénieur Joseph Juran.

Comment appliquer cette règle au travail :

• Hiérarchisez vos priorités en dissociant notamment l’urgent de l’important. On peut utiliser pour ce faire la matrice d’Eisenhower ;
• Apprenez à dire "non" : Si c’est votre supérieur qui vous sollicite, motivez votre refus tout en lui proposant une solution ;
• Apprenez à déléguer.

L’ensemble de ces lois est un bon moyen de s’interroger sur l’organisation de son temps afin de l’optimiser. Elles permettent de faciliter l’aménagement des ses journées au niveau personnel et professionnel.

Si elles peuvent orienter nos actions pour plus d’efficacité, il sera nécessaire pour aller plus loin, de s’interroger sur ce qui est important pour soi pour donner du sens à sa vie ou à son travail.
En sachant ce qui est important pour vous, vous pouvez fixer vos objectifs prioritaires jouant le rôle d'une boussole indiquant vers quelles actions vous devez consacrer votre temps.

Les fondements de la gestion du temps vont donc bien plus loin et reposent sur la définition de vos objectifs, de votre manière de les prioriser et de votre capacité à distinguer l’urgent de l’important.
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