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Communication projet

Jan 27 / Damien Philippe
La conduite d’un projet requiert des interactions régulières et nombreuses avec un panel d’interlocuteurs assez large : opérationnels, experts techniques, managers de proximité, middle et top managers.
La communication interpersonnelle revêt ainsi une importance particulière, dans la mesure où le chef de projet va devoir adapter ses comportements et attitudes à ses interlocuteurs.
Au travers de cet article, nous soumettons quelques clés au chef de projet pour communiquer efficacement.

Faits, opinions, émotions

Les messages émis et reçus sont composés de faits, d’opinions et d’émotions.
L’efficacité d’une communication repose sur la capacité à distinguer ce que son interlocuteur exprime et également la conscience de ce que l’on exprime soi-même.

Un fait correspond à ce qui existe, la réalité observable largement. Un fait est par définition incontestable : « Je roule à 200km/h »

Une émotion
est un trouble subit, une agitation passagère causée par un sentiment vif de surprise, de joie, etc. Les émotions ne sont pas contestables : « je suis grisé lorsque je roule à 200 km/h »

Une opinion est un jugement, un avis portant sur un sujet, des individus, une situation... Les opinions sont personnelles, elles sont discutables et contestables : « Les limitations de vitesse ne devraient pas exister »
Idéalement, opinions et émotions doivent s’exprimer autour d’un fait partagé. La méconnaissance de ces 3 termes entraine bien souvent des incompréhensions ou des conflits. En termes de communication, près de 80% des messages sont composés d’opinions...

Le Lean Six Sigma qui permet d’améliorer significativement la performance des processus se base sur des faits objectifs. Les phases Mesure et Analyse du séquencement DMAIC ont pour objectif de construire un diagnostic factuel des problèmes impactant défavorablement la performance d’un processus.
Ce diagnostic factuel présente en outre deux avantages principaux :

•   Il permet l’élaboration de solutions qui auront un impact concret sur la performance en adressant les causes racines des problèmes. C’est le gage d’une résolution de problèmes efficace.
•    Le constat factuel et partagé permet d’aligner les équipes sur la nécessité de changer et facilite la conduite du changement.

Se former est plus que jamais nécessaire

L’écoute active et la pratique du feedback, clés du succès

La pratique du feedback qui s’appuie sur l’écoute active et la bonne maîtrise de ces notions permet de progresser et de faire progresser sa sphère professionnelle et personnelle. Elle développe l’implication des collaborateurs, les nouvelles générations en sont d’ailleurs très demandeuses.
La mise en œuvre du feedback peut s’appuyer sur la méthode DESC :

•    Décrire les faits
•    Émotions ressenties
•    Solutions envisagées
•    Conclusion

L’importance des faits est également traduite dans les Quatre accords Toltèques, livre publié en 1997 aux États-Unis dont l’auteur est Miguel Ruiz.

•    Que votre parole soit impeccable
•    N’en faites jamais une affaire personnelle
•    Ne faites aucune supposition
•    Faites toujours de votre mieux
•    Soyez septique mais apprenez à écouter

La bonne compréhension des faits, des émotions et des opinions est donc capitale pour mener à bien des projets d’amélioration continue, et améliorer ses relations interpersonnelles.

Et vous savez-vous faire la différence entre ces termes ?
Bien à vous.

À propos de l'auteur

Damien Philippe
Lean Six Sigma Black Belt, je suis passionné par l'amélioration continue et collective de la performance.

Cofondateur de Lean en ligne, je suis animé par la volonté de transmettre mes connaissances et de partager mon expérience de praticien.