La matrice d'Eisenhower

La matrice d’Eisenhower peut être construite en 3 étapes :

1. Lister
Énumérer toutes les tâches et actions que vous avez à réaliser. Vous pouvez, par exemple, le faire chaque matin ou chaque début de semaine ;

2. Évaluer
Le degré d’urgence et le degré d’importance de chaque tâche au regard des critères précédemment décrits ;

3. Classer
Utiliser la matrice d’Eisenhower pour classer les tâches et les exécuter en tenant compte des priorités et du planning que vous avez établi. Il peut par exemple s'agir d'un planning de Gantt ;

Le recours à la matrice d'Eisenhower nous semble reposer sur plusieurs prérequis.

D'abord, être en mesure de définir ce qu’est l’urgence et ce qu’est l’importance. Or cela n’est pas si évident qu’il y paraît.

Concernant l’importance
L’importance d’une action s’évalue au regard de son adéquation avec ses objectifs. Dans le cadre professionnel, il pourrait s’agir de toutes les actions nécessaires à la production du livrable d’un projet. Pour évaluer le degré d’importance d’une tâche il peut être intéressant de se demander : « qu’est ce qui se passerait si je n'effectuais pas cette tâche ? » ;

Concernant l’urgence
La question de l’urgence est aussi, en partie subjective. Le critère d’urgence supposée de la tâche à effectuer est d’ailleurs souvent donné par celui ou celle qui vous la confie.
Les critères permettant d’évaluer le degré d’urgence objectif d’une action pourront notamment être :

• La date d’échéance attendue pour l’action : cette échéance peut généralement être négociée ;
• Le temps requis pour la réaliser (qui peut notamment être estimé via la méthode PERT à 3 points) ;
• Le niveau de pression exercé par le demandeur.

Par ailleurs, mieux gérer son temps, c’est être capable de savoir dire « non » :  généralement, du moins dans le monde professionnel, les tâches, qui ponctuent notre quotidien nous sont dictées par l’extérieur. Mieux gérer son temps, c’est nécessairement être en mesure de discuter le bienfondé des tâches qui nous sont soumises.
Ainsi, par exemple, refuser de participer à une réunion dans la mesure où l’objectif en est mal fixé ou la nécessité de votre présence pas évidente, peut s’avérer tout à fait opportun. Il s’agit, le cas échéant, de procéder avec assertivité ;

Enfin, le recours à la matrice d'Eisenhower implique d'être capable de déléguer certaines tâches. En effet, dans certaines situations, il peut être pertinent de faire exécuter la tâche par un autre collaborateur. Il convient cependant de garder à l’esprit que déléguer une tâche ne revient pas à s’en débarrasser.

Déléguer implique :

D’abord d’expliquer le cadre de l’action :

• Situation objective et contexte ;
• Utilité, intérêt de l’action, objectifs généraux en lien ;
• Clarification du besoin (le recours au QQOQCP peut être intéressant pour ce faire). Il s’agit alors de susciter des réactions et d’accepter d’éventuelles remarques ;
  
  

Ensuite, d’en fixer l’objectif avec précision :

• Activités, responsabilités, limites et moyens ;
• Mode de suivi ;
• Accord du collaborateur concerné (il ne s’agit pas de forcer la main surtout en situation hiérarchique).

Enfin, de proposer, si nécessaire, son aide et de suivre régulièrement l’action, s’il y a lieu, avec le collaborateur sur le mode convenu.

La matrice d’Eisenhower présente de nombreux avantages :

• Elle permet de mieux gérer son temps et mieux organiser ses journées, elle concourt ainsi à une meilleure productivité ;
  
• Elle facilite la prise de décision ;
• Elle oblige à s’interroger sur la nature des tâches qui nous sont soumises et sur les objectifs personnels poursuivis ;
• Elle permet de lutter concrètement contre la procrastination (tendance à remettre au lendemain) ;
• Enfin, dans un cadre professionnel, et dans la mesure où elle peut impliquer la délégation, elle peut constituer un bon moyen de responsabiliser et d’impliquer ses collaborateurs.