Gestion de projet, intérets d'une phase pilote

Feb 1 / Sébastien Lo Presti
La réussite d’un projet passe nécessairement par la pertinence des solutions dont la démarche a permis l’identification. Mais, il est périlleux de croire que la pertinence d’une solution est suffisante pour en garantir l’appropriation par les opérationnels. Or sans adhésion, la pérennité des changements ne peut être assurée.

Si un certain nombre d’actions doit être engagé très en amont du déploiement, notamment pour impliquer les intéressés au processus de sélection des solutions les plus pertinentes, le recours à une phase pilote peut s’avérer particulièrement judicieux.

D’abord, pour s’assurer de leur cohérence et de leur capacité à impacter favorablement la performance.
Ensuite, pour donner de la légitimité à la démarche, faciliter l’appropriation et, ainsi, la conduite du changement en phase de généralisation.

Phase pilote, de quoi parle-t-on ?

Même s’il existe de nombreuses méthodologies de gestion de projet, les principales étapes nécessaires à la conduite d’un projet sont généralement les suivantes :  

  • Phase de cadrage
  • Phase de diagnostic
  • Phase de recherche et de sélection des solutions
  • Phase de généralisation
  • Bilan

Une phase dite pilote va s’avérer particulièrement opportune pour éprouver l’efficacité des solutions identifiées sur un périmètre restreint. La taille de ce périmètre dépendra naturellement de la nature de l’activité concernée et de celle du processus dont le chantier est l’objet. Il pourra ainsi s’agir : d’un lot de production, d’un secteur, d’une unité, etc.

La durée du pilote devra, en outre, être compatible avec celle nécessaire à l’exécution complète du processus. C’est l'une des raisons pour lesquelles la mise en œuvre d’un pilote n’est pas toujours possible. Certains processus pouvant en effet avoir des durées d’exécution incompatibles avec le planning du projet.

Principales étapes d’un pilote

Voici les principales étapes nécessaires à la mise en œuvre d’une phase pilote :

  1. Identifier le périmètre du pilote et en déterminer la durée
  2. Mettre en place un dispositif spécifiquement dédié au suivi du pilote et reposant sur :

  • La disponibilité de l’équipe projet et sa présence sur le terrain.
  • Un suivi très régulier matérialisé par des points de suivi : entre l’équipe projet et les opérationnels, entre le chef de projet et les instances de pilotage du projet.
  • Des indicateurs propres au pilote et permettant d’en évaluer le succès.
  • Un dispositif de communication spécifique permettant de promouvoir la démarche au-delà du périmètre.


3. Dresser le bilan du pilote


À l’issue de la phase pilote, il s'agira pour le chef de dresser un retour d’expérience.
Tous les  éléments permettant à l’instance de pilotage du projet (on parle généralement de COPIL) seront ainsi réunis. Un « Go » actant alors la généralisation des solutions à l’ensemble du périmètre concerné, ou, un « No Go » impliquant de reconsidérer partiellement ou totalement les solutions identifiées, pourra ainsi être prononcé.
Notons qu’un certain nombre d’enseignements tirés de la phase pilote pourront alimenter le bagage de communication et celui associé à la conduite du changement sans nécessairement impliquer une remise en cause totale des solutions testées.   

Se former est plus que jamais nécessaire

Principaux intérêts d’un pilote

Deux intérêts majeurs peuvent être associés à la réalisation d’un chantier pilote.

D’abord, la démarche permettra de matérialiser concrètement les impacts du changement. Les principales modifications induites par le nouveau mode de fonctionnement pourront ainsi être concrètement éprouvées. Les solutions pourront être ajustées, et la communication visant à accompagner la généralisation des solutions pourra ainsi être plus percutante.

Ensuite, et dans la mesure où la démarche repose réellement sur une volonté d'ouverture, elle pourra agir comme un puissant levier pour faciliter l'adhésion et l'appropriation en phase de généralisation des solutions. L’efficacité de celles-ci est alors assurée, elle a été concrètement évaluée. En outre, les opérationnels concernés par le pilote pourront attester de l’impact positif du changement et légitimer la démarche.

Conditions de la réussite d'un chantier pilote

Si la réalisation d’une phase pilote apparait nécessaire, elle n’est évidemment pas suffisante en elle-même.
La réussite d’un chantier pilote repose sur un suivi très régulier assuré par l’équipe projet, sous l’impulsion du chef de projet. Elle repose, en outre, sur une écoute active permanente des opérationnels et implique une réelle volonté de tenir compte des avis et impressions restituées.

L’efficacité d’une phase pilote doit, par ailleurs, passer par la définition et la mise en place d’une mesure de succès sur deux plans :

  • Quantitatif : l’impact sur l’indicateur de performance du processus doit pouvoir être concrètement matérialisé. Ce qui implique par ailleurs qu’une mesure de performance dudit processus ait effectivement été définie en amont.

  • Qualitatif : l’appropriation des solutions par les opérationnels et les clients devra, autant que possible, être également mesurée.

Pour les collaborateurs concernés, cette mesure d’appropriation pourra, par exemple, être réalisée au travers un baromètre d’appropriation. Il s’agira alors notamment de s’assurer que les consignes associées au nouveau mode de fonctionnement sont comprises, et que l’impact de celui-ci est perçu favorablement sur l’activité du quotidien.

Concernant les clients, cette appropriation pourra être appréciée par le biais d’une enquête de satisfaction réalisée à intervalles courts et permettant de dégager une tendance (la mise en place d’un nouveau mode de fonctionnement peut susciter des réactions de la part des clients qu’il faut pouvoir appréhender dans le temps).

Par ailleurs, la phase pilote doit s’accompagner d’une communication régulière visant à valoriser la démarche. Celle-ci pourra alors agir comme un puissant levier pour faciliter la conduite du changement. Les acteurs de la phase pilote pouvant eux-mêmes promouvoir la pertinence des solutions déployées.
La principale clé de la réussite d’un chantier pilote repose sur une démarche ouverte et volontaire. La phase pilote ne doit en aucun cas être utilisée comme caution à la généralisation des solutions. Elle doit reposer sur une démarche d’écoute et itérative pouvant déboucher sur la modification des solutions initialement envisagées, voire sur leur abandon partiel ou total.

À propos de l'auteur

Sébastien Lo Presti
Passionné par les sciences sociales, la gestion de projet et le management de la qualité.

Animé par la volonté de partager et de transmettre des connaissances.

Je suis par ailleurs cofondateur de Lean en ligne, organisme de formation spécialisé en Excellence Opérationnelle.
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