Procédure vs processus

Damien Bonhomme
C’est quoi une Procédure ? Pourquoi parle-t-on de Processus ?  Est-ce qu’une Procédure peut aider à améliorer un Processus ?

Focus sur une confusion courante entre Processus et Procédure.

Exemple de l'e-mail à référence circulaire

Un des nombreux gags de Gaston LAGAFFE le montre en train de mettre dans la boite aux lettres une enveloppe pour demander la réparation de la clef unique cassée de ladite boîte aux lettres… en joignant dans l’enveloppe la clef unique cassée.
Gaston Lagaffe inventait alors « L’enveloppe à référence circulaire » équivalent de la "référence circulaire" dans Excel : une formule contenant l'adresse de la cellule sur laquelle se trouve la formule.

Cette invention est toujours d’actualité à l’ère du tout numérique.
(Voici le mail reçu récemment suite au dépôt d’un dossier)

Ce mail est envoyé de la boite AA@BB.COM, ne pas répondre directement

Madame, Monsieur,

Nous vous informons par ce mail que votre dossier a été accepté.

En cas de non réception de ce mail, veuillez vérifier dans vos spams.

Si vous n’avez pas déjà d’identifiant pour accéder aux services numériques, vous recevrez automatiquement un mail dans les 48h depuis l’adresse AA@BB.COM. Dans ce mail, vous trouverez toutes les informations pour récupérer vos identifiants (login et mot de passe). En cas de non réception de ce mail, veuillez vérifier également dans vos spams.

En vous remerciant par avance et avec nos salutations
Et le mail à référence circulaire est né !

Que s’est-il (probablement) passé ?

Une simple confusion entre PROCEDURE et PROCESSUS. Dans le Lean Management et les Méthodes Agiles, on parle de Procédure en se référant à une bonne pratique opérationnelle : la manière de faire est fluide, répond aux exigences du client et garantit la pérennité du système. C’est une bonne pratique à conserver et à appliquer. Cette bonne pratique – le processus - est alors "procédurée".

Cas où les procédures découlent des processus

Les procédures sont écrites en regardant comment le processus (le travail opérationnel) fonctionne. Si le processus fonctionne correctement c’est-à-dire que le client est satisfait ainsi que les collaborateurs et l’entreprise, alors le processus est "procéduré", sous forme de mode opératoire, de "guideline" ou bien de bonne pratique.

La procédure nait alors du bon fonctionnement du processus.
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Cas où les processus découlent des procédures

Parfois, c’est le chemin inverse qui est pris. La procédure est écrite pour dire au processus comment réaliser le travail sans tenir compte de la réalité opérationnelle. Car écrire, détailler, préciser… le fonctionnement d’un processus rassure : « Réfléchir avant d’agir ».

Mais lorsque le processus existe déjà, écrire une procédure pour lui dire ce qu’il doit faire alors qu’il le fait déjà est un non-sens. Pire, cela peut amener à réaliser des opérations non nécessaires pour le client : la non-valeur ajoutée – appelée communément gaspillage – classifiée selon 3 natures dans le Lean Management :

  • MUDA (produire ce dont le client n’a pas besoin) => je remplis un formulaire dont le client n’a pas besoin,

  • MURI (une charge de travail supérieure à ma capacité de travail) => je consacre du temps à remplir un formulaire et n’ai plus le temps nécessaire pour répondre à mon client,

  • MURA (la non prise en compte de la variabilité de la demande) => le client ne commande jamais la même chose et je dois continuellement adapter les formulaires que je remplis.

Tous ces gaspillages deviennent alors "normaux", nous amenant à écrire dans un mail « en cas de non réception de ce mail, veuillez vérifier dans vos spams ».

Que peut-on faire ?

Assurer la cohérence entre procédures et processus

Pour éviter cet écueil, mieux vaut descendre voir comment fonctionne le processus, là où se trouve la réalité car « ceux qui font sont ceux qui savent ». C’est l’approche GEMBA du Lean Management.

Afin d’éviter l’écueil des MUDA, MURI et autres MURA, l’approche GEMBA sera renforcée par une approche Voix du Client afin de confirmer que le niveau de qualité attendue par le client correspond au niveau de qualité voulue par l’entreprise.

Le Gemba et la Voix du client, les premiers pas du parcours certifiant "Lean Service Agile niveau Green Belt".
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À propos de l'auteur

Damien Bonhomme
Fondateur de 3Conseils
Formateur en Lean Service Agile